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Unternehmen kaufen in Deutschland: Haftung, Vertrag, Unterlagen und Steuern

Vom Team von Provenance Diligence · .

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Inhalt

  1. Wer haftet wofür: die vier Haftungsfragen, die den Ablauf prägen
  2. Der Vertrag, und wann der Notar kommt
  3. Welche Unterlagen Sie anfordern, und in welcher Reihenfolge
  4. Steuern, die der Rechtsform folgen, und Steuern, die dem Kauf folgen
  5. Quellen

1. Wer haftet wofür: die vier Haftungsfragen, die den Ablauf prägen

In der Prüfung stoßen Sie auf vier gesetzliche Regeln, die bestimmen, was Sie nach dem Kauf wirklich mittragen. Jede davon beeinflusst den Vertrag, den Sie später unterschreiben.

1. Firmenfortführung: Haftung für Altschulden (§ 25 HGB)

Wer ein Handelsgeschäft erwirbt und unter der bisherigen Firma fortführt, haftet für die Verbindlichkeiten, die im Betrieb des früheren Inhabers entstanden sind. Das gilt auch, wenn Sie einen Nachfolgezusatz anhängen, also etwa „Müller Inh. Schmidt“. Die Forderungen des Betriebs gelten gegenüber den Schuldnern zugleich als auf Sie übergegangen, wenn der frühere Inhaber der Fortführung der Firma zugestimmt hat (§ 25 Abs. 1 HGB).

Käufer und Verkäufer dürfen etwas anderes vereinbaren, zum Beispiel, dass Sie die Altschulden nicht übernehmen. Gegenüber Gläubigern gilt diese Abrede aber nur, wenn sie im Handelsregister eingetragen und bekanntgemacht ist. Es genügt auch, wenn einer von Ihnen dem Gläubiger die Abrede mitgeteilt hat (§ 25 Abs. 2 HGB). Praktisch heißt das: Ein Satz im Kaufvertrag schützt Sie gegenüber dem Lieferanten nicht, wenn niemand den Lieferanten informiert hat und nichts im Register steht. Fragen Sie den Anwalt, wie Sie die Abrede wirksam machen, und entscheiden Sie schon in der Verhandlung, ob Sie den Firmennamen überhaupt fortführen wollen.

2. Steuerschulden: Haftung des Betriebsübernehmers (§ 75 AO)

Wenn Sie ein Unternehmen oder einen gesondert geführten Betrieb im Ganzen übereignet bekommen, haften Sie unter Umständen für Steuern des Betriebs. Der Auslöser ist die Übereignung im Ganzen (§ 75 Abs. 1 Satz 1 AO). Sie haften für Steuern, die im Betrieb begründet sind, und für Steuerabzugsbeträge, zum Beispiel einbehaltene Lohnsteuer.

Das Gesetz begrenzt die Haftung zeitlich. Erfasst sind Steuern, die seit dem Beginn des letzten Kalenderjahrs vor der Übereignung entstanden sind und die bis zum Ablauf eines Jahres nach der Anmeldung des Betriebs durch Sie festgesetzt oder angemeldet werden. Die Haftung ist außerdem auf den Bestand des übernommenen Vermögens beschränkt (§ 75 Abs. 1 Satz 2 AO).

Beispielzahlen: Sie übernehmen den Betrieb im Ganzen und melden ihn am 1. Oktober 2027 an. Dann reicht das Fenster für Steuern, die seit dem 1. Januar 2026 entstanden sind, und es endet für Festsetzungen und Anmeldungen am 1. Oktober 2028. Eine Steuer aus 2025 fällt nicht mehr hinein, eine Steuer aus Frühjahr 2026, die das Finanzamt erst im November 2028 festsetzt, ebenfalls nicht.

Das hilft Ihnen bei der Planung: Verlangen Sie vom Verkäufer Auskunft über Steuern der laufenden und des vorangegangenen Jahres, und klären Sie, wie ungeklärte Posten im Kaufvertrag abgesichert werden.

3. Mitarbeiter: Eintritt in die Arbeitsverträge (§ 613a BGB)

Geht ein Betrieb oder Betriebsteil durch Rechtsgeschäft auf einen neuen Inhaber über, tritt dieser in die Rechte und Pflichten aus den bestehenden Arbeitsverhältnissen ein (§ 613a Abs. 1 Satz 1 BGB). Sie übernehmen also die Beschäftigten mit ihren Verträgen. Das Gesetz regelt dazu weiter:

  • Eine Kündigung wegen des Betriebsübergangs ist unwirksam. Kündigungen aus anderen Gründen bleiben möglich (§ 613a Abs. 4 BGB).
  • Der alte oder der neue Inhaber muss die betroffenen Beschäftigten vor dem Übergang in Textform unterrichten, über den Zeitpunkt, den Grund und die rechtlichen, wirtschaftlichen und sozialen Folgen sowie die geplanten Maßnahmen (§ 613a Abs. 5 BGB).
  • Beschäftigte können dem Übergang innerhalb eines Monats nach Zugang der Unterrichtung schriftlich widersprechen (§ 613a Abs. 6 BGB).

Für den Ablauf heißt das: Die Unterrichtung gehört in den Zeitplan zwischen Vertragsunterschrift und Übernahmetag. Fragen Sie den Verkäufer, wer sie schreibt und wann sie rausgeht.

4. Umsatzsteuer: Geschäftsveräußerung im Ganzen (§ 1 Abs. 1a UStG)

Verkauft ein Unternehmer sein Unternehmen oder einen gesondert geführten Betrieb im Ganzen an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen, unterliegen diese Umsätze nicht der Umsatzsteuer. Der Erwerber tritt an die Stelle des Veräußerers (§ 1 Abs. 1a UStG). Für Sie bedeutet das: Bei einem Kauf im Ganzen sollte auf der Kaufpreisrechnung keine Umsatzsteuer stehen. Ob Ihr Kauf als Geschäftsveräußerung im Ganzen gilt, klären Sie vor dem Vertragsschluss mit dem Steuerberater, damit der Vertrag den Preis entsprechend ausweist.

2. Der Vertrag, und wann der Notar kommt

Hier kommt die Frage, auf die viele Käufer zuerst schauen: Wann ist der Notar nötig? Die Antwort hängt davon ab, was Sie kaufen. Ein Betrieb lässt sich in Deutschland auf zwei Wegen übernehmen, und für jeden gilt eine andere Formvorschrift.

Kauf der einzelnen Wirtschaftsgüter (Asset Deal)Kauf der GmbH-Anteile (Share Deal)
Was Sie erwerbenInventar, Waren, Kundenstamm, Verträge, Namen und was sonst im Vertrag stehtGeschäftsanteile an der Gesellschaft, die den Betrieb führt
Notarnur in bestimmten Fällen, etwa bei Grundstücken (§ 311b Abs. 1 BGB) oder bei Übertragung des gesamten gegenwärtigen Vermögens (§ 311b Abs. 3 BGB)immer: der Abtretungsvertrag und schon die Verpflichtung dazu brauchen Notarform (§ 15 Abs. 3 und 4 GmbHG)

Kauf der einzelnen Wirtschaftsgüter

Beim Asset Deal übertragen Sie, was zum Betrieb gehört, einzeln: Waren, Maschinen, Rechte, Verträge, Kundenstamm. Ein allgemeines Notarerfordernis gibt es dafür nicht. Das Gesetz verlangt die Notarform in zwei Fällen, die in kleinen Betrieben vorkommen:

  • Gehört ein Grundstück dazu, braucht der Vertrag über Erwerb und Übertragung des Eigentums die notarielle Beurkundung. Wird der Formfehler übersehen, heilt ihn erst die Auflassung mit der Eintragung im Grundbuch (§ 311b Abs. 1 BGB).
  • Überträgt der Verkäufer sein gesamtes gegenwärtiges Vermögen oder einen Bruchteil davon, braucht auch dieser Vertrag die notarielle Beurkundung (§ 311b Abs. 3 BGB). Ob Ihr Vertrag darunter fällt, beurteilt der Notar oder Anwalt anhand des Vertragsentwurfs. Fragen Sie das vorab, damit die Form zum Vertrag passt.

Beim Asset Deal sind die Haftungsregeln aus dem vorigen Abschnitt besonders wichtig: die Fortführung der Firma (§ 25 HGB), die Steuerhaftung bei Übereignung im Ganzen (§ 75 AO) und der Eintritt in Arbeitsverträge (§ 613a BGB). Für § 25 HGB regelt das Gesetz ausdrücklich, wie eine abweichende Vereinbarung wirkt: gegenüber Gläubigern nur, wenn sie im Handelsregister eingetragen und bekanntgemacht oder dem Gläubiger mitgeteilt wurde. Formulieren Sie die Haftungsabrede im Vertrag deshalb gemeinsam mit dem Anwalt und planen Sie die Mitteilung an die Gläubiger als eigenen Schritt ein.

Kauf der GmbH-Anteile

Beim Share Deal kaufen Sie die Anteile an der Gesellschaft. Die Gesellschaft bleibt dieselbe, mit allen Verträgen und Schulden. Der Ablauf ist formal fester:

  1. Notarieller Abtretungsvertrag. Die Abtretung von Geschäftsanteilen braucht einen in notarieller Form geschlossenen Vertrag (§ 15 Abs. 3 GmbHG). Auch die Verpflichtung, Anteile abzutreten, braucht diese Form. Fehlt sie, wird der Mangel erst durch den formgerecht geschlossenen Abtretungsvertrag geheilt (§ 15 Abs. 4 GmbHG).
  2. Gesellschaftsvertrag lesen. Er kann die Abtretung an weitere Voraussetzungen knüpfen, insbesondere an die Genehmigung der Gesellschaft (§ 15 Abs. 5 GmbHG). Diese Vinkulierung klären Sie vor dem Notartermin, damit die Genehmigung zum Termin vorliegt oder der Vertrag sie vorsieht.
  3. Gesellschafterliste. Gegenüber der Gesellschaft gilt nach einer Änderung im Gesellschafterkreis nur als Gesellschafter, wer in der im Handelsregister aufgenommenen Gesellschafterliste steht. Wird die Liste unverzüglich nach dem Erwerb eingereicht, gilt der Erwerb als von Anfang an wirksam (§ 16 Abs. 1 GmbHG). Wirkt ein Notar mit, unterschreibt und reicht er die Liste ein und schickt der Gesellschaft eine Abschrift (§ 40 Abs. 1 GmbHG). Sie sollten die Liste nach dem Termin prüfen: Steht Ihr Name mit Anteil und Prozentsatz darin?
  4. Transparenzregister. Private Gesellschaften müssen Angaben zu den wirtschaftlich Berechtigten einholen, aufbewahren, aktuell halten und unverzüglich zur Eintragung ins Transparenzregister mitteilen (§ 20 Abs. 1 GwG). Mit Ihrem Einstieg kann sich ändern, wer wirtschaftlich berechtigt ist. Besprechen Sie mit der Geschäftsführung, wer die Mitteilung macht.
  5. Grunderwerbsteuer bei Grundbesitz. Gehört der Gesellschaft ein inländisches Grundstück und werden mindestens 90 Prozent der Anteile in einer Hand vereinigt, ist das steuerbar (§ 1 Abs. 3 GrEStG). Wenn die Firma Grundbesitz hat, fragen Sie den Steuerberater, bevor Sie den Kaufpreis festlegen.

3. Welche Unterlagen Sie anfordern, und in welcher Reihenfolge

Die Prüfphase gelingt oder scheitert an der Unterlagenliste. Wer den Verkäufer nur bittet, „mal die Zahlen zu schicken", bekommt, was der Verkäufer für vorzeigbar hält. Wer eine Liste schickt, bekommt, was für die Entscheidung nötig ist. Die IHK Lahn-Dill nennt als Kern der Prüfung die Bilanzen und Gewinn- und Verlustrechnungen der letzten mindestens drei Jahre und die Frage, ob ein Prüfer sie geprüft hat. Dazu kommen das zu übernehmende Vermögen samt Bewertung, der Zustand der Maschinen, die Eignung der Räume, die Marktstellung, das Personal sowie die Verträge mit Lieferanten, Kunden, Vermietern, Versicherern und Banken. Die Liste lässt sich in drei Wellen anordnen.

Welle 1: Was Sie vor dem ersten Termin mit Unterlagen bekommen

In der ersten Welle gibt der Verkäufer noch wenig preis, und Sie verlangen entsprechend wenig. Sinnvoll sind:

  • Eine Kurzbeschreibung des Betriebs: Was wird verkauft, an wen, seit wann, mit wie vielen Beschäftigten?
  • Die Rechtsform und, bei Eintragung, die Handelsregisternummer. Mit ihr können Sie selbst nachsehen, was öffentlich vorliegt.
  • Die Eckdaten der letzten drei Jahre: Umsatz, Ergebnis, Personalstand.
  • Den Grund des Verkaufs, so wie der Verkäufer ihn nennt.

Vertraulichkeit ist hier das Stichwort: Die IHK beschreibt die Absichtserklärung (Letter of Intent) mit möglicher Vertraulichkeitsklausel und rät, sie vor der Unterschrift von einem Anwalt prüfen zu lassen. Erst danach folgt die zweite Welle.

Welle 2: Der eigentliche Datenraum

Nach unterschriebener Vertraulichkeitsvereinbarung fordern Sie die Dokumente an, mit denen sich die Zahlen belegen lassen. Die folgende Tabelle ordnet jedes Dokument einer Frage zu, die es beantwortet.

DokumentWelche Frage es beantwortet
Jahresabschlüsse der letzten drei Jahre (Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung)Wie hat sich das Ergebnis entwickelt, und wie sind Vermögen und Schulden zusammengesetzt?
Betriebswirtschaftliche Auswertungen des laufenden JahresWie läuft der Betrieb jetzt, nicht nur im Rückblick?
Steuerbescheide und Steuererklärungen der letzten JahreGibt es offene oder strittige Steuerfragen, die später beim Erwerber landen können?
Verträge mit Kunden und Lieferanten, mit Laufzeit und KündigungsfristWie stabil ist der Umsatz, und wer kann nach der Übernahme gehen?
Mietvertrag der BetriebsräumeDarf der Mietvertrag übergehen, und wie lange läuft er?
Arbeitsverträge, Liste der Beschäftigten mit Eintrittsdatum und VergütungWelche Verpflichtungen übernehmen Sie bei einem Betriebsübergang?
Versicherungspolicen, Leasing- und KreditverträgeWas läuft weiter, und was muss ersetzt werden?
Liste des Anlagevermögens mit EigentumsnachweisenGehört dem Verkäufer, was er verkauft, oder steht es unter Eigentumsvorbehalt?
Genehmigungen, Erlaubnisse, ZulassungenHängt die Tätigkeit an einer Erlaubnis, die auf die Person oder die Räume lautet?

Die IHK nennt dazu ausdrücklich die Frage nach Eigentumsvorbehalten und Sicherungsübereignungen sowie nach Gewährleistungen und der Haftung für Altschulden, etwa Steuerschulden und Pensionszusagen. Diese Punkte erscheinen in keinem Jahresabschluss als eigene Zeile. Sie müssen im Gespräch und im Datenraum gezielt abgefragt werden.

Welle 3: Bestätigungen kurz vor der Unterschrift

Die dritte Welle besteht aus Dokumenten, die erst kurz vor dem Notartermin sinnvoll sind, weil sie den aktuellen Stand abbilden: aktuelle Auswertung, Kontoauszüge mit Salden, eine Aufstellung offener Posten bei Kunden und Lieferanten, eine Erklärung des Verkäufers, dass keine weiteren Verpflichtungen bestehen, als in den Unterlagen aufgeführt. Die Erklärung gehört später in den Vertrag.

4. Steuern, die der Rechtsform folgen, und Steuern, die dem Kauf folgen

Bei der Steuer ist der Kauf kein neutrales Ereignis. Drei Regeln wirken unmittelbar auf Kaufpreis und Struktur.

Der Firmenwert wird über 15 Jahre abgeschrieben

Zahlen Sie für einen Betrieb mehr als den Wert seiner einzelnen Wirtschaftsgüter, ist die Differenz der Geschäfts- oder Firmenwert. Für ihn gilt nach § 7 Abs. 1 Satz 3 EStG eine betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer von 15 Jahren. Im Anschaffungsjahr wird der Betrag um ein Zwölftel für jeden vollen Monat vor der Anschaffung gekürzt (§ 7 Abs. 1 Satz 4 EStG).

Ein Beispiel mit Beispielzahlen: Sie kaufen einen Betrieb zum 1. Juli. Der Firmenwert beträgt angenommene 180.000 €. Geteilt durch 15 Jahre ergibt das 12.000 € pro Jahr. Im Anschaffungsjahr gehen sechs volle Monate (Januar bis Juni) der Anschaffung voraus, der Jahresbetrag wird deshalb um sechs Zwölftel gekürzt und beträgt 6.000 €. In den folgenden Jahren sind es wieder 12.000 €. Die Zahlen sind angenommen. Wie sich die Abschreibung auf Ihre Steuer auswirkt, beantwortet Ihr Steuerberater für Ihre Lage.

Für die Verhandlung bedeutet das: Ein Teil des Kaufpreises kann über 15 Jahre in Ihrer Gewinnermittlung auftauchen. Fragen Sie Ihren Steuerberater, wie der Kaufpreis auf einzelne Wirtschaftsgüter und Firmenwert aufgeteilt werden soll, bevor die Aufteilung im Vertrag steht.

Verluste gehen nicht automatisch mit

Ein Betrieb mit Verlustvortrag wirkt auf den ersten Blick wie ein Steuervorteil. Das Gesetz sieht das vorsichtiger.

Bei der GmbH (Anteilskauf). § 8c KStG regelt: Werden innerhalb von fünf Jahren mehr als 50 % der Anteile an einen Erwerber übertragen, gehen nicht genutzte Verluste vollständig unter. Ausnahmen bestehen unter anderem bei der Konzernklausel, bei stillen Reserven und bei der Sanierungsklausel (Abs. 1a). Wer eine GmbH wegen ihres Verlustvortrags kauft, sollte vor der Unterschrift klären lassen, ob eine dieser Ausnahmen greift.

Beim Gewerbebetrieb im Ganzen (Asset Deal). Geht ein Gewerbebetrieb im Ganzen auf einen anderen Unternehmer über, gilt er für den bisherigen Unternehmer als eingestellt und für den Erwerber als neu gegründet (§ 2 Abs. 5 GewStG). Für den Gewerbeverlust gilt: Er wird bis 1 Mio. € voll, darüber bis zu 60 % des übersteigenden Betrags abgezogen. Bei einem Unternehmerwechsel nach § 2 Abs. 5 GewStG darf der neue Unternehmer die Fehlbeträge des bisherigen Unternehmers nicht abziehen (§ 10a GewStG).

Beispielzahlen zur Abzugsgrenze: Ein Betrieb hat in einem Jahr einen Gewerbeertrag von 1,5 Mio. € und einen vortragsfähigen Verlust, der größer ist. Bis 1 Mio. € wird der Verlust voll abgezogen. Vom übersteigenden Betrag von 500.000 € können 60 %, also 300.000 €, abgezogen werden. Insgesamt sind das 1,3 Mio. €. Die Regel zum Unternehmerwechsel betrifft jeden Asset Deal über einen Gewerbebetrieb im Ganzen: Ein Gewerbeverlust des Verkäufers hilft Ihnen dort nicht.

Die Folge für die Preisverhandlung ist klar: Rechnen Sie einen Verlustvortrag des Verkäufers nicht als Steuervorteil in Ihren Preis ein, solange Ihr Steuerberater nicht bestätigt hat, dass er bei Ihrer Struktur erhalten bleibt.

Die Umsatzsteuer: Geschäftsveräußerung im Ganzen

Die Geschäftsveräußerung im Ganzen ist nach § 1 Abs. 1a UStG nicht umsatzsteuerbar, der Erwerber tritt an die Stelle des Veräußerers. Ein Vorsteuerberichtigungszeitraum läuft weiter: Er beträgt fünf Jahre ab erstmaliger Verwendung, bei Grundstücken und Gebäuden zehn Jahre. Bei einer Geschäftsveräußerung im Ganzen wird er nicht unterbrochen, und der Veräußerer muss dem Erwerber die nötigen Angaben machen. Verlangen Sie diese Angaben im Datenraum: Welche Wirtschaftsgüter wurden mit Vorsteuerabzug angeschafft, wann, und wann endet jeweils der Berichtigungszeitraum? Wer sie nicht bekommt, kann später bei einer Änderung der Verwendung nicht beurteilen, ob eine Berichtigung droht.

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Quellen

Abgerufen jeweils am 05.11.2026.