Qué documentación de autocontrol sanitario debe entregarte el vendedor de un bar o restaurante
La norma exige el sistema, no un archivador de tamaño fijo: en un bar pequeño muchos registros solo existen si hubo una incidencia. Pide cada documento con su periodo y compara la fecha del último registro con la actividad real del local. [Reglamento (CE) 852/2004, art. 5; Comunicación 2020/C 199/01, tabla 1]
Índice
- Qué obliga a tener un bar y qué no
- Los prerrequisitos uno a uno y el registro que deja cada uno
- Registro del local y cambio de titular
- Inspección y sanciones: qué convierte un papel que falta en un problema
- Ejemplo con cifras: cuántos registros debe haber en doce meses
- Orden de revisión de la documentación
- Fuentes
Qué obliga a tener un bar y qué no
En resumen: la obligación central es tener un procedimiento permanente basado en el APPCC, con una persona responsable y pruebas de que se aplica. La norma no fija una lista cerrada de papeles ni un periodo único de conservación.
Un bar o un restaurante es un establecimiento de comercio al por menor. Su norma de cabecera es el Reglamento 852/2004, que obliga a los operadores a crear, aplicar y mantener uno o varios procedimientos permanentes basados en los principios del APPCC. [Reglamento 852/2004, art. 5.1] El Real Decreto 1021/2022 repite esa obligación para el comercio minorista y añade que debe haber una persona responsable de aplicar el procedimiento. [RD 1021/2022, art. 20] La Ley 17/2011 completa el cuadro: obliga a establecer sistemas eficaces de seguridad alimentaria que las autoridades verifican con sus controles. [Ley 17/2011, art. 9.1]
Los siete principios del APPCC están enumerados en el propio reglamento. Son detectar los peligros, detectar los puntos de control crítico, fijar límites críticos, vigilar esos puntos, establecer medidas correctivas, verificar que el sistema funciona y elaborar documentos y registros. [Reglamento 852/2004, art. 5.2, letras a a g] La última letra es la que interesa a quien compra: el sistema se demuestra con papeles, pero la norma remite la cantidad de papeles a la naturaleza y el tamaño de la empresa. [Reglamento 852/2004, art. 5.2.g]
De ahí sale la primera regla práctica de esta guía. Un vendedor no incumple por tener pocos registros, y tampoco cumple por tener muchos. Lo que debe poder probar es que el sistema describe sus peligros reales y que se aplica. El reglamento fija tres deberes de prueba. El operador aporta a la autoridad pruebas de que cumple el APPCC en función de su tamaño. Mantiene actualizados los documentos que describen sus procedimientos. Conserva los demás documentos y registros durante un periodo adecuado. [Reglamento 852/2004, art. 5.4, letras a a c]
Ese «periodo adecuado» no tiene cifra en el reglamento. Por eso cada pregunta de esta guía fija un periodo concreto: no «enséñame los registros», sino «enséñame los registros de temperatura de los últimos doce meses». Si el vendedor responde que solo conserva el último trimestre, esa respuesta ya dice algo sobre cómo organiza su sistema, aunque no sea un incumplimiento por sí misma.
El sistema se revisa cuando algo cambia. El reglamento obliga a modificar el procedimiento cuando varía el producto, el proceso o cualquiera de sus fases. [Reglamento 852/2004, art. 5.2, último párrafo] Si el vendedor abrió una cocina que antes no existía, cambió la carta o instaló una freidora nueva, el documento de APPCC debe llevar una fecha de revisión posterior a ese cambio. La pregunta para el vendedor es: «¿qué fecha lleva la última revisión del plan de APPCC y qué cambio la motivó?»
Los prerrequisitos uno a uno y el registro que deja cada uno
En resumen: la Comunicación de la Comisión fija, para cada uno de los quince prerrequisitos, qué vigilancia se recomienda y si deja registro. La tabla siguiente sirve de guía de lectura: donde no hay registro, lo que debe existir es el programa o plan escrito.
La tabla 1 de la Comunicación 2020/C 199/01 recoge trece prerrequisitos de aplicación general, y la tabla 2 añade dos más para los restaurantes. [Comunicación 2020/C 199/01, tablas 1 y 2] La nota a pie de la tabla 1 aclara algo decisivo: donde no se recomiendan registros, sigue haciendo falta un programa o un plan. [Comunicación 2020/C 199/01, nota a pie de la tabla 1] Un archivador sin registros de residuos no es una carencia; un local sin ninguna descripción de cómo gestiona los residuos, sí.
| PPR | Materia | Vigilancia y registros recomendados |
|---|---|---|
| 1 | Infraestructura | Supervisión visual mensual; registros solo si se necesitan reparaciones |
| 2 | Limpieza y desinfección | Registros si se produce una no conformidad |
| 3 | Control de plagas | Comprobación interna semanal; registros de trabajos de reparación o registro de incidencias si hay empresa externa |
| 4 | Mantenimiento y calibración | Registros del estado de calibración o confirmación |
| 5 | Contaminación física y química | Registros solo de las reparaciones |
| 6 | Alérgenos | Inventario actualizado de alimentos con alérgenos potenciales y sus fuentes; medidas correctoras al menos ante un incidente |
| 7 | Residuos | Sin registros |
| 8 | Agua | Se aplica si el agua no procede de la red municipal; registros de los resultados de las pruebas |
| 9 | Personal, higiene y salud | Registros de controles médicos, de formación y de instrucciones de higiene documentadas |
| 10 | Materias primas | Especificaciones de proveedor y criterios de aceptación comprobados en cada entrega; registros solo ante una no conformidad |
| 11 | Temperatura de almacenamiento | Control automático con alarma o registros, o control manual diario, según proceda |
| 12 | Métodos de trabajo | Preferiblemente procedimientos normalizados de trabajo por escrito; sin registros |
| 13 | Información sobre el producto y alérgenos | Sin registros |
[Comunicación 2020/C 199/01, tabla 1, PPR 1 a 13]
Los dos prerrequisitos de la tabla 2 son el PPR 14, sobre vida útil, y el PPR 15, sobre devoluciones. Ambos se aplican a los restaurantes. La Comunicación recuerda en el primero que, pasada la fecha de caducidad, el alimento no es seguro. [Comunicación 2020/C 199/01, tabla 2; Reglamento 178/2002, art. 14, apartados 2 a 5]
Cómo leer la tabla como comprador
La tabla permite separar tres tipos de documento, y conviene pedirlos por separado.
El primer tipo son los documentos de descripción: el plan o programa de cada prerrequisito. Existen aunque no haya registros. Cubren los quince prerrequisitos y es lo primero que debe poder ver el comprador. Su ausencia total es la señal más clara de que el sistema no está montado.
El segundo tipo son los registros de rutina. La Comunicación solo recomienda registro rutinario en tres materias: la temperatura de almacenamiento (diario si es manual), la calibración de equipos de medida y la formación y los controles médicos del personal, más los resultados de las pruebas del agua si no procede de la red municipal. El inventario de alérgenos se mantiene actualizado, pero no es un registro rutinario: solo se piden medidas correctoras si ocurre un incidente. En el resto, el registro nace de un hecho: una reparación, una no conformidad, una incidencia.
El tercer tipo son los registros por excepción. Aquí el archivador vacío es normal, y lo que debe preguntarse es qué ocurrió cuando hubo un problema. Por ejemplo, en limpieza el registro existe «si se produce una no conformidad». [Comunicación 2020/C 199/01, tabla 1, PPR 2] La pregunta útil no es «¿dónde están los registros de limpieza?», sino «¿cómo se anota una no conformidad de limpieza y cuántas se han anotado en el último año?».
Los registros de temperatura merecen atención especial porque son los únicos de la tabla que, en su formulación, se asocian a una rutina diaria cuando el control es manual. [Comunicación 2020/C 199/01, tabla 1, PPR 11] Si el local tiene cámaras y neveras y el vendedor no enseña ningún dato de temperatura, o enseña meses idénticos con la misma cifra escrita de corrido, el punto debe aclararse.
Registro del local y cambio de titular
En resumen: todo establecimiento alimentario debe estar registrado ante la autoridad de su comunidad autónoma. El comprador comprueba que el local figura inscrito y que los datos coinciden con la actividad real.
Quién registra y dónde
El Reglamento 852/2004 obliga al operador a notificar a la autoridad competente todos los establecimientos bajo su control para su registro, a mantener actualizada esa información y a comunicar todo cambio significativo de actividad y todo cierre. [Reglamento 852/2004, art. 6.2] Cuando la legislación nacional o un reglamento específico exigen autorización, el establecimiento debe haberla obtenido tras al menos una visita in situ. [Reglamento 852/2004, art. 6.3]
En España, el Real Decreto 1021/2022 exige, mediante su disposición final primera, que todos los establecimientos minoristas se registren ante la autoridad autonómica tras una comunicación o una declaración responsable. [RD 1021/2022, disposición final primera] La declaración responsable es el escrito con el que el titular declara que cumple los requisitos y que dispone de la documentación que lo acredita.
La AESAN precisa que el comercio al por menor no se inscribe en el registro estatal RGSEAA. Restaurantes, bares, cafeterías, hoteles y comedores escolares o de empresa se registran en el registro de su comunidad autónoma. [AESAN, preguntas frecuentes, registro] La inscripción, las modificaciones posteriores y el cierre definitivo se comunican a la autoridad competente de esa comunidad. [AESAN, preguntas frecuentes, registro]
Qué pedir
El documento a pedir es la comunicación o la declaración responsable presentada ante la comunidad autónoma, con su justificante de entrada, y el número o la referencia con que consta el local en el registro. Es un papel que acredita que la actividad se comunicó, no que el local cumpla todas las normas de higiene.
La pregunta para el vendedor: «¿Cuál es el justificante de la declaración responsable del local ante la comunidad autónoma, y de qué fecha?» Si la actividad real incluye algo que no estaba al inscribirse, como cocina donde antes solo había barra, procede preguntar cómo se comunicó ese cambio. Comprobar por tu cuenta quién figura como titular en un registro y si coincide con quien vende es un paso difícil de hacer solo; en los ejemplos de informe puedes ver cómo se presenta esa comprobación del titular y del registro en un informe terminado.
Cuando el local cambia de manos
Las modificaciones posteriores a la inscripción se comunican, y los cambios significativos de actividad deben notificarse. [AESAN, preguntas frecuentes, registro; Reglamento 852/2004, art. 6.2] El trámite concreto del cambio de titular depende de cada comunidad. La consulta se dirige a la autoridad sanitaria autonómica que lleva el registro: «¿cómo se comunica el cambio de titular de un establecimiento alimentario ya registrado y en qué plazo?»
Mientras tanto, el comprador puede dejar fijadas en el contrato dos cosas: que el vendedor entregue el justificante de registro y toda la documentación de autocontrol, y que se haga constar la fecha en que cada documento se entregó. Eso permite saber después qué documentos recibió y de qué fecha.
Inspección y sanciones: qué convierte un papel que falta en un problema
En resumen: los controles oficiales pueden hacerse en cualquier momento. Faltar documentos o registros exigidos, el sistema de autocontrol o los datos de trazabilidad es infracción grave, con multa de 5.001 a 20.000 euros. Tener deficiencias en los registros o incumplir los requisitos de formación es leve, hasta 5.000 euros, pero repetir la misma infracción en un año eleva la categoría.
Qué infracciones afectan a los papeles de este artículo
La Ley 17/2011 enumera como infracciones en seguridad alimentaria, entre otras, la falta o deficiencia de registros y documentación. También lo son el etiquetado insuficiente o fraudulento, obstruir la inspección, la documentación deficiente de autocontrol o de trazabilidad y el incumplimiento de las normas de higiene. [Ley 17/2011, art. 50.1, letras a a h]
Su artículo 51 las clasifica. Son leves las deficiencias en los registros y el incumplimiento de los requisitos de formación o instrucción de los manipuladores. Es grave la ausencia de documentos o de registros exigidos por la normativa y la ausencia de sistemas de autocontrol; la distinción entre registros deficientes y registros ausentes decide la categoría. [Ley 17/2011, art. 51] La gravedad se gradúa, además, por el riesgo para la salud, la posición en el mercado, el beneficio obtenido, la intencionalidad, la repercusión, la generalización y la reincidencia. [Ley 17/2011, art. 51]
La reincidencia pesa: repetir la misma infracción leve en el último año la convierte en grave, y repetir la misma infracción grave en el último año la convierte en muy grave. [Ley 17/2011, art. 51]
Multas y otras consecuencias
Las multas son de hasta 5.000 euros por infracciones leves, de 5.001 a 20.000 euros por graves y de 20.001 a 600.000 euros por muy graves. [Ley 17/2011, art. 52.1] A las muy graves se puede añadir el cierre temporal del establecimiento por un máximo de cinco años. [Ley 17/2011, art. 52.2]
Hay consecuencias que no son sanción. La clausura o suspensión de establecimientos sin las autorizaciones o registros sanitarios preceptivos, hasta que se rectifiquen los defectos, y la retirada del mercado precautoria o definitiva por razones de salud y seguridad no tienen carácter de sanción. [Ley 17/2011, art. 52.3] También pueden imponerse como accesorias el decomiso de mercancías adulteradas o sin identificar, con costes a cargo del infractor, y la publicidad de las sanciones muy graves firmes cuando hay riesgo, reincidencia o intencionalidad. [Ley 17/2011, art. 53]
La Ley permite además exigir al infractor la reposición de la situación alterada y la indemnización de daños, con un mes de plazo para cumplir. [Ley 17/2011, art. 49] Y el Real Decreto 1021/2022 recuerda que se aplican otros regímenes sancionadores, entre ellos los de la Ley General de Salud Pública y la Ley General de Sanidad, sin perjuicio de las responsabilidades civiles, penales o de otro orden. [RD 1021/2022, art. 22]
Qué significa para quien compra un bar
La ley habla de infracciones del operador. Qué operador responde de una infracción anterior a la venta depende de la forma de la compra y del contrato de transmisión. Sobre los expedientes abiertos, la pregunta a la autoridad sanitaria autonómica es: «¿constan expedientes sancionadores o requerimientos pendientes sobre este establecimiento y de qué fecha?» Reunir deudas, procedimientos y cargas de un local es otra comprobación difícil de hacer solo; en los ejemplos de informe verás cómo aparecen esos hallazgos ya ordenados.
Lo que sí puede hacer el comprador antes de firmar es medir el tamaño del riesgo. Si el local carece de procedimiento de autocontrol, el siguiente control puede considerarlo infracción grave. Si los registros existen pero son deficientes, es leve; si faltan por completo los registros exigidos, es grave. Y repetir la misma infracción leve en un año la convierte en grave. Esa diferencia, con las cifras ilustrativas del apartado siguiente, es la que puede cuantificarse.
Ejemplo con cifras: cuántos registros debe haber en doce meses
En resumen: a partir de las frecuencias que fijan la tabla europea y la guía valenciana, un bar con tres equipos de frío y apertura de seis días a la semana debería tener unos 1.276 registros al año. Contar los que enseña el vendedor y compararlos con esa cifra da una primera lectura.
Cifras ilustrativas. Las cifras de este ejemplo son inventadas para mostrar el cálculo. Los datos de partida son estos: el bar abre seis días a la semana durante 50 semanas al año, es decir, 300 días de apertura. Tiene tres equipos de frío, mantiene comida caliente a diario y su depósito intermedio de agua obliga a controlar el cloro cada semana.
Registros que corresponden a cada control
| Control | Frecuencia usada | Cuenta | Registros |
|---|---|---|---|
| Temperatura de tres equipos de frío, control manual diario [Comunicación 2020/C 199/01, tabla 1, PPR 11] | cada día de apertura | 3 equipos × 300 días | 900 |
| Temperatura de mantenimiento en caliente, registro diario por muestreo [Guía de la Comunitat Valenciana, plan APPCC] | cada día de apertura | 1 × 300 días | 300 |
| Cloro libre con depósito intermedio, control semanal [Guía de la Comunitat Valenciana, control del agua] | cada semana de apertura | 1 × 50 semanas | 50 |
| Mantenimiento preventivo mensual [Guía de la Comunitat Valenciana, mantenimiento] | cada mes | 1 × 12 meses | 12 |
| Vigilancia de plagas mensual [Guía de la Comunitat Valenciana, control de plagas] | cada mes | 1 × 12 meses | 12 |
| Verificación semestral [Guía de la Comunitat Valenciana, verificación] | cada seis meses | 1 × 2 | 2 |
| Total | 1.276 |
Comprobación de la suma: 900 + 300 = 1.200; 1.200 + 50 = 1.250; 1.250 + 12 + 12 = 1.274; 1.274 + 2 = 1.276.
Tres condiciones modulan la cifra. Si el local tiene control automático de temperatura con alarma, el histórico del sistema sustituye a las lecturas manuales, y las 900 lecturas se convierten en un archivo exportable. Si no mantiene comida caliente, las 300 no existen. Si el agua llega solo de la red pública, basta el justificante de suministro y las 50 no existen. [Guía de la Comunitat Valenciana, control del agua]
Tres resultados posibles y su lectura
El vendedor enseña 1.276 registros. Coincide con el cálculo: la frecuencia de control está cubierta en el papel. Queda por comprobar que las lecturas son plausibles y no están rellenadas de golpe.
El vendedor enseña 1.150. Faltan 126, que equivalen a 126 ÷ 3 = 42 días de apertura de los tres equipos de frío. Es un hueco que puede explicarse por cierres o por registros perdidos: la pregunta es cuáles fueron esos 42 días.
El vendedor enseña 376. Son los 300 de caliente, 50 de cloro, 12 de mantenimiento, 12 de plagas y 2 de verificación. Faltan los 900 de las neveras. Comprobación: 376 + 900 = 1.276. En este caso, el hueco coincide con un control completo, el de la temperatura de frío, y es el más relevante por ser el que protege la cadena de frío. [Reglamento 852/2004, art. 4.3]
Cuánto cambia la sanción si el hueco se repite
Cifras ilustrativas. Un bar lleva los registros de temperatura de frío, pero con huecos y errores. Si el control lo trata como deficiencia de registros, es infracción leve, con una multa de hasta 5.000 euros. [Ley 17/2011, art. 51; art. 52.1] Si en el plazo de un año se repite la misma infracción, la ley la convierte en grave, con una multa de 5.001 a 20.000 euros. [Ley 17/2011, art. 51; art. 52.1] Si el bar no tiene ningún registro de temperatura de frío de los exigidos, la ausencia de registros es grave desde el primer control. [Ley 17/2011, art. 51]
El techo sube de 5.000 a 20.000 euros: 20.000 − 5.000 = 15.000 euros más. Y si el control entendiera que el local carece del sistema de autocontrol exigido o de los registros exigidos, la infracción sería grave desde el primer control. [Ley 17/2011, art. 51] La clasificación en cada caso la decide la autoridad competente, que gradúa además el riesgo y la intencionalidad.
Orden de revisión de la documentación
En resumen: conviene empezar por lo que cualquier local debe tener, seguir por lo que depende de la actividad real y terminar por lo que prueba que el sistema funciona.
El orden siguiente evita pedir papeles que no corresponden al tipo de local y deja para el final los más fáciles de rellenar a posteriori.
- Tipo de local y sistema que le corresponde. Se fija primero qué hace el bar: sin cocina, con cocina, con obrador o con catering. De eso depende el resto.
- Registro del local. Se pide el justificante de comunicación o declaración responsable. Ver registro y cambio de titular.
- Procedimiento de autocontrol y prerrequisitos. Se revisa qué prerrequisitos de la tabla europea tiene el local y cuáles de ellos exigen registro. Ver prerrequisitos.
- Expedientes e inspecciones previas. Se consulta a la autoridad sanitaria qué consta sobre el local. Ver inspección y sanciones.
Qué hacer con las lagunas
Una laguna documental no es una condena del negocio. Es información para negociar el precio, para fijar en el contrato qué entrega el vendedor antes de la firma o para decidir qué hay que regularizar el primer mes. Los documentos que no son registros, como el procedimiento o las instrucciones, pueden prepararse. Los registros del pasado no pueden reconstruirse: o existen o no.
Por eso conviene separar dos tipos de falta. La que se corrige hacia delante, como instrucciones escritas, formación o un plan de alérgenos, cuesta tiempo y algo de dinero. La que afecta al pasado, como un año sin lecturas de temperatura, solo puede documentarse como ausencia. La diferencia de coste y de riesgo entre ambas es lo que el comprador debería poner en cifras antes de cerrar el trato.
Fuentes
Todas las páginas se consultaron el 2026-11-06.
- Reglamento (CE) 178/2002 (principios y requisitos generales de la legislación alimentaria): https://www.boe.es/doue/2002/031/L00001-00024.pdf (consultado el 2026-11-06)
- Reglamento (CE) 852/2004 (higiene de los productos alimenticios): https://www.boe.es/doue/2004/139/L00001-00054.pdf (consultado el 2026-11-06)
- Comunicación de la Comisión 2020/C 199/01 (directrices para el comercio minorista): https://www.boe.es/doue/2020/199/Z00001-00057.pdf (consultado el 2026-11-06)
- Ley 17/2011, de seguridad alimentaria y nutrición: https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2011-11604 (consultado el 2026-11-06)
- Real Decreto 1021/2022, requisitos de higiene y comercio minorista: https://www.boe.es/buscar/pdf/2022/BOE-A-2022-21681-consolidado.pdf y https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2022-21681 (consultados el 2026-11-06)
- AESAN, preguntas y respuestas frecuentes para operadores: https://www.aesan.gob.es/en/operadores-economicos/preguntas-y-respuestas-frecuentes (consultado el 2026-11-06)